Politique de confidentialité
(Politique de protection des renseignements personnels)
Adoptée par le conseil d’administration d’Atout-Lire
En vigueur à partir de avril 2024
Politique de confidentialité (protection des renseignements personnels)
*Atout-Lire veut rappeler que les renseignements comme le numéro de téléphone au travail ou l’adresse courriel de travail ne sont pas des renseignements personnels.
Pour Atout-Lire, c’est très important de protéger les renseignements personnels.
Avec cette politique, on veut que l’équipe de travail et les bénévoles d’Atout-Lire respectent la Loi 25.
La Loi 25 ajoute des règles importantes à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Dans cette Politique de confidentialité, vous apprendrez comment l’équipe protège vos renseignements et ce qu’elle peut faire avec les renseignements personnels.
Vous apprendrez aussi comment l’équipe d’Atout-Lire peut vous demander des renseignements personnels :
– quand vous participez aux activités d’Atout-Lire, comme en venant aux ateliers ;
– pendant l’utilisation de notre site ;
– quand vous faites des dons en ligne ou par la poste.
La Politique de confidentialité fait partie de nos conditions d’utilisation. C’est donc une entente entre Atout-Lire et vous, quand vous participez aux activités d’Atout-Lire.
Quand vous participez aux activités d’Atout-Lire, vous devez être d’accord avec la Politique de confidentialité. Si vous n’êtes pas d’accord, nous vous demandons de ne pas participer à la vie d’Atout-Lire et de ne pas donner de renseignement personnel à Atout-Lire.
Cette politique sert à :
– Présenter les règlements ;
– Présenter ce que l’équipe de travail et les bénévoles doivent faire pour protéger les renseignements personnels.
Cette politique parle de qui et de quoi ?
La politique est pour toutes les personnes qui participent aux activités d’Atout-Lire, à l’équipe de travail, aux bénévoles et aux donateurs et donatrices.
Cette politique de confidentialité est pour tous les renseignements personnels et sur la vie privée des personnes qu’Atout-Lire a pu avoir.
Définitions des mots importants
Incident de confidentialité
Quelques exemples :
– une bénévole lit le dossier d’une participante sans en avoir le droit;
– une animatrice parle d’un renseignement personnel à une autre participante;
– quelqu’un arrive à entrer dans le système informatique d’Atout-Lire.
Préjudice sérieux
Un préjudice sérieux est un incident grave, parce quelqu’un a pu avoir des informations très personnelles qu’il ou elle n’avait pas le droit d’avoir.
Renseignement personnel
Un renseignement personnel, c’est un renseignement qu’on ne veut pas partager avec tout le monde.
Voici des exemples :
– adresse courriel ;
– numéro de carte d’identité ;
– numéro de carte de crédit ;
– date de naissance.
Renseignement personnel sensible
C’est un renseignement très personnel, qui touche à la vie privée de la personne.
Voici des exemples :
– informations sur la santé ;
– orientation sexuelle ;
– opinions politiques ;
– informations sur les finances de la personne (dettes, revenus, etc.).
Les grandes règles de la protection des renseignements personnels
Atout-Lire s’engage à protéger les renseignements personnels. Si vous voulez avoir plus de détails sur les règles à suivre, vous les trouverez dans les directives et procédures à la fin du document (en annexe).
Responsabilités
Atout-Lire est responsable de tous les renseignements personnels qu’on lui donne.
L’équipe de travail doit nommer une personne qui a la responsabilité de vérifier qu’Atout-Lire respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Pourquoi Atout-Lire peut-il avoir besoin de vos renseignements personnels ?
Atout-Lire peut avoir besoin de vos renseignements personnels pour :
– organiser les activités d’Atout-Lire ;
– vous inviter aux activités spéciales ;
– vous prévenir si une activité est annulée ;
– mieux intervenir en cas d’urgence médicale ;
– vous envoyer des lettres (carte de fête, etc.) ;
– répondre à vos questions que vous posez par courriel ou par téléphone ;
– pour vous contacter à des fins de collecte de fonds ;
– pour vous écrire un courriel ;
– pour percevoir le paiement de vos dons en ligne ;
– pour remettre des reçus aux fins de l’impôt, le cas échéant ;
– toute autre chose permise ou demandée par la loi ;
– etc.
Quels renseignements Atout-Lire peut-il vous demander ?
Voici une liste des renseignements personnels qu’Atout-Lire pourrait vous demander :
– votre nom ;
– votre date de naissance ;
– votre numéro de téléphone ;
– votre adresse ;
– vos informations bancaires pour les donateurs ;
– des renseignements sur votre santé ;
– etc.
Comment Atout-Lire vérifie-t-il que vous êtes d’accord ?
Atout-Lire doit informer les personnes et leur demander clairement si elles sont d’accord lorsqu’ Atout-Lire demande des renseignements personnels.
Les personnes doivent être libres de dire si elles sont d’accord ou non.
Les personnes doivent aussi savoir ce qu’Atout-Lire va faire avec leurs renseignements.
Il y a des exceptions dans la Loi (pour plus d’informations sur ces exceptions, il faut consulter la loi fédérale).
Qu’est-ce qu’Atout-Lire va faire avec vos renseignements personnels ?
Atout-Lire va utiliser les renseignements personnels seulement pour les raisons écrites dans ce document ou dans les lois.
Atout-Lire va garder en sécurité vos renseignements personnels aussi longtemps qu’ils sont utiles.
Atout-Lire peut utiliser les renseignements personnels ou les communiquer pour d’autres raisons, si la personne concernée est d’accord ou si la Loi l’exige. Par exemple, lorsque c’est nécessaire pour protéger la sécurité, les biens ou autres droits de l’organisme et de ses membres.
Donner des informations sur votre carte de crédit sur notre Site
Si vous faites un don par carte de crédit sur notre Site internet, Atout-Lire va vous demander seulement les renseignements nécessaires. Les renseignements que vous donnez vont aller directement à la compagnie qui s’occupe des paiements par cartes de crédit.
Atout-Lire va garder seulement certaines informations :
– le type de carte de crédit (Visa, Mastercard, etc.) ;
– les 4 derniers chiffres du numéro de carte de crédit ;
– la date d’expiration.
Ces informations vont servir à vous rembourser s’il y a un problème.
En ce qui a trait aux débits préautorisés pour les paiements récurrents, tous les renseignements sont sauvegardés par Atout-Lire ou une tierce partie agissant en notre nom et transformés en données codées de sorte que seuls ceux qui ont besoin d’y accéder aux fins de mises à jour des renseignements financiers peuvent obtenir le numéro de carte de crédit. Les données chiffrées sont à la société de traitement des cartes de crédit aux intervalles adéquats.
Aux fins de facturation, nous pouvons également partager vos renseignements personnels avec de tierces parties, y compris les sociétés de traitement de cartes de crédit, mais nous ne fournissons que les renseignements qui sont raisonnablement nécessaires à cette fin.
Sécurité
Atout-Lire protège tous les renseignements personnels. L’équipe de travail fait encore plus attention pour les renseignements sensibles, qui sont très personnels, comme les informations sur les finances ou sur la santé des participantEs.
Toute l’équipe de travail et les bénévoles doivent savoir comment protéger vos renseignements personnels. Nous avons des mesures de sécurité pour protéger vos renseignements personnels
contre la perte, le vol et l’accès non autorisé.
Vous pouvez demander quels renseignements personnels sont gardés à Atout-Lire.
Vous avez le droit de savoir lesquels de vos renseignements personnels sont gardés à Atout-Lire. C’est gratuit.
Pour les connaître, vous devez demander à la personne responsable de la protection des renseignements personnels, Delphine Simard-Montesinos.
Vous pouvez lui demander :
– en personne ;
– par téléphone 418-525-9353 ;
– par courriel alpha@atoutlire.ca
Atout-Lire doit vérifier qu’il donne les renseignements personnels à la bonne personne.
La personne responsable a quelques jours pour vous répondre (voir les délais prévus par les lois applicables).
Si des renseignements personnels sur vous ne peuvent pas être séparés de renseignements personnels sur d’autres personnes (s’ils sont écrits sur la même feuille par exemple), Atout-Lire ne pourra pas vous les donner. Si Atout-Lire ne peut pas vous donner certains de vos renseignements, nous vous expliquerons pourquoi.
Vous pouvez aussi demander à Atout-Lire de faire des changements à vos renseignements personnels, si vous changez de numéro de téléphone.
Les courriels
Atout-Lire respecte la Loi canadienne antipourriel (LCAP).
Changements à la Politique de confidentialité
Atout-Lire peut faire des changements à sa Politique de confidentialité sans vous le dire à l’avance. Les changements vont toujours respecter la Loi. Nous mettrons la Politique de
confidentialité avec les derniers changements sur notre Site, avec la date des changements. De plus, au moment de vous demander des renseignements personnels, nous vous dirons si des changements ont été faits.
Accepter cette Politique de confidentialité
Quand vous participez aux activités d’Atout-Lire, vous acceptez qu’Atout-Lire :
– vous demande des renseignements personnels ;
– garde vos renseignements ;
– utilise vos renseignements quand c’est nécessaire.
Si vous n’acceptez pas cette Politique de confidentialité, veuillez ne pas participer aux
activités d’Atout-Lire, ni donner de renseignement personnel.
Si cette Politique de confidentialité n’est pas claire pour vous ou qu’elle vous inquiète, vous pouvez en discuter avec nous.
La personne responsable de répondre à vos questions est :
Delphine Simard-Montesinos
– 418-525-9353
– alpha@atoutlire.ca
Dans certaines situations, vous pouvez refuser de nous donner certaines informations, comme votre date de naissance. Vous pouvez nous donner un renseignement personnel, mais refuser qu’on l’utilise d’une certaine façon. Par exemple, si vous nous donner votre date de naissance, vous pouvez refuser qu’on affiche votre date d’anniversaire dans la salle de pause. Vous pouvez aussi nous demander d’effacer certaines informations de nos dossiers.
Dans ces cas, vous reconnaissez qu’Atout-Lire pourrait ne plus pouvoir vous fournir certains services ou renseignements que vous pourriez vouloir.
Rôles et responsabilités
Conseil d’administration :
– approuve cette politique et ses changements ;
– choisit la personne responsable du respect de cette politique.
Équipe de travail :
– examine et recommande la politique et ses changements au conseil d’administration ;
– nomme la personne qui sera responsable de la protection des renseignements personnels ;
– approuve les directives de la Politique de confidentialité.
Responsable de la protection des renseignements personnels :
– agit comme personne responsable de cette politique ;
– fait respecter cette politique ;
– gère les incidents de confidentialité ;
– informe l’équipe de travail et le conseil d’administration de la gestion de cette politique ;
– répond aux questions sur la protection des renseignements personnels.
Vous pouvez porter plainte si cette politique n’est pas respectée
Si les règles de la protection des données ne sont pas respectées, vous pouvez porter plainte à Atout-Lire. Atout-Lire vous expliquera comment faire votre plainte et quelles sont les étapes pour
régler la situation.
Pour nous joindre
Vous pouvez nous contacter :
– si vous avez des questions, des commentaires ou des inquiétudes sur cette Politique de confidentialité ;
– si vous voulez savoir quels renseignements personnels nous avons dans votre dossier ;
– si vous voulez nous demander de ne plus vous contacter ;
– si vous voulez nous informer d’un problème avec les règles de cette Politique de confidentialité.
Veuillez communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels comme suit :
Delphine Simard-Montesinos
Nom et adresse de l’organisme : Atout-Lire, 266 rue Saint-Vallier Ouest
Adresse courriel : alpha@atoutlire.ca
Téléphone : (418) 524-9353
Révision
Cette politique est vérifiée et corrigée au besoin, aux 3 ans ou moins.
Entrée en vigueur
Cette Politique de confidentialité entre en vigueur le 22 avril 2024.